KI-Telefonvermittlung für Krankenhäuser und Ärztezentren
Krankenhaus und Ärztezentrum. One100 nimmt jeden Anruf an der zentralen Rufnummer an, verbindet an die richtige Ambulanz, Station oder Durchwahl und bucht im Ärztezentrum Termine direkt bei der richtigen Ärztin oder dem richtigen Arzt. Ohne Triage, mit Übergabe an Menschen in jedem Moment.
Eingehender Anruf
Zentrale • Vermittlung
One100: Guten Tag, Sie sprechen mit der KI-Telefonassistent:in der Klinik. Wie kann ich Ihnen helfen?
KI-HinweisAnrufer:in: Ich möchte bitte in die Ambulanz verbunden werden.
One100: Gerne. Um welche Ambulanz geht es, zum Beispiel Innere Medizin oder Chirurgie?
RückfrageAnrufer:in: Innere Medizin.
Anliegen erkanntOne100: Danke, ich verbinde Sie mit der Ambulanz Innere Medizin.
Dutzende Abteilungen, eine Zentrale
Jede Abteilung mit eigenen Telefonzeiten, und eine Zentrale, über die fast alles läuft.
Die Zentrale ist der Flaschenhals
Besuchszeiten, Abrechnung, Ambulanztermine, Stationen: Alles landet an der Pforte.
Falsch verbunden kostet doppelt
Jede falsche Weiterleitung erzeugt einen zweiten Anruf und unterbricht eine Station.
Außerhalb der Telefonzeiten geht alles verloren
Rückrufwünsche, Terminwünsche und Fragen zur Kostenübernahme verschwinden am Anrufbeantworter.
Bei jedem Anruf zu klären
- Welche Abteilung?
- Stationär oder ambulant?
- Station oder Zimmernummer genannt?
- Welche Ärzt:in?
- Innerhalb der Telefonzeit?
Vermitteln, buchen, erfassen: ohne dass jemand abnimmt
Dieselben vier Bausteine für jedes Haus, eingestellt nach Ihren Regeln.
Für Privatkliniken zählen Service und Auslastung: Privatpatient:innen erreichen sofort die gewünschte Stelle, und freie Termine im Ärztezentrum werden gebucht.
Telefonvermittlung an dutzende Ziele
Ambulanzen, Abrechnung, Kostenübernahme und Ärztezentrum, jeweils mit eigenen Zeiten und eigenem Fallback.
So läuft eine VermittlungTermine im Ärztezentrum direkt gebucht
Bei der richtigen Ärztin oder dem richtigen Arzt, in Echtzeit im Kalendersystem. Verschieben und absagen, wo Ihr System es erlaubt.
So läuft eine BuchungTelefon und Website-Chat auf einer Wissensdatenbank
Dieselben Antworten am Telefon und im Chat, Anliegen außerhalb der Telefonzeiten als Notiz an das Team.
Notiz statt AnrufbeantworterKeine Triage, klare Grenzen
Keine Diagnose, keine Dringlichkeitsbewertung, keine Auskunft zu Aufnahmen. Übergabe an Menschen in jedem Moment.
Für die Beschaffung
Für öffentliche Träger zählen Erreichbarkeit, Entlastung der Zentrale und alles, was eine Beschaffung braucht.
Zentrale Rufnummer an Ambulanzen und Stationen vermittelt
Über einen deterministischen Fragenbaum, Stationen nur nach genannter Station oder Zimmernummer.
So läuft eine VermittlungTermine im Ärztezentrum direkt gebucht
Wo das Haus es wünscht, direkt im Kalendersystem. Kein Zugriff auf das KIS nötig.
So läuft eine BuchungNotiz statt Anrufbeantworter
Außerhalb der Telefonzeiten entstehen strukturierte Notizen, zugestellt an das zuständige Bereichspostfach.
So läuft eine NotizBeschaffung und Datenschutz geklärt
EU-Betrieb, AVV mit TOMs, KI-Transparenzhinweis, feste Laufzeit und pauschale Lizenz möglich.
Für die Beschaffung
Vorher und mit One100
Was Ihr Team heute am Telefon hält, und was davon One100 übernimmt.
Vorher
Im Ärztezentrum wird händisch verbunden, oft mehrmals, bis die gewünschte Ärztin oder der gewünschte Arzt erreicht ist.
Terminwünsche fürs Ärztezentrum laufen über Zettel und Rückrufe.
Besetzt oder keine Antwort heißt: Anrufer:in legt auf.
Nach 16 Uhr nur noch der Anrufbeantworter.
Mit One100
jeder 2.
Anruf mit Anliegen wird im Ärztezentrum direkt an eine Ärztin, einen Arzt oder eine Stelle im Haus verbunden.
fast jedes 5.
Gespräch endet mit einem Termin, direkt im Kalendersystem gebucht.
Rückrufwunsch
statt Besetztzeichen: Nimmt niemand ab, entsteht eine Notiz für genau diese Abteilung.
Rund um die Uhr
nimmt One100 Anliegen an und stellt Notizen an das zuständige Bereichspostfach zu.
Erfahrung aus dem Live-Betrieb im Ärztezentrum einer Privatklinik
One100 in Zahlen
Erfahrung aus dem Live-Betrieb von One100 in über 100 Praxen und Einrichtungen.
Erfahrung aus dem Live-Betrieb von One100
- Kund:innen
- 100+
- der Anliegen erfolgreich gelöst
- 80 %
- Sprachen, automatisch erkannt
- 60
- erreichbar, auch am Wochenende
- 24/7
So rechnen wir
- Quelle: Live-Betrieb von One100, ohne Test- und Demo-Gespräche, Stand Oktober 2026.
- Erfolgreich gelöst: Gespräche mit erfolgreichem Ergebnis im Verhältnis zu allen bewerteten Gesprächen, also erfolgreich oder nicht erfolgreich. Kurzanrufe unter 30 Sekunden zählen in keinem Prozentwert mit.
- 80 % One100-weit: gewichteter Wert über die ausgewerteten Fachrichtungen.
- Alle Werte sind gerundet.
So klingt One100 an Ihrer Zentrale
Vier typische Anrufe aus dem Klinikalltag. Wählen Sie einen Ablauf und hören Sie mit. Alle Namen, Abteilungen und Zimmernummern sind erfunden.
Beispielgespräch: Vermittlung mit Rückfrage
Eingehender Anruf
Klinik • Vermittlung mit Rückfrage
Anrufer:in: Ich hätte eine Frage zu meiner Rechnung.
Anliegen erkanntOne100: Gerne verbinde ich Sie. Geht es um einen stationären Aufenthalt oder um eine ambulante Untersuchung?
RückfrageAnrufer:in: Stationär.
One100: Danke. Ich verbinde Sie mit der Abrechnung für stationäre Aufenthalte.
Beispielgespräch: Station nach Zimmernummer
Eingehender Anruf
Klinik • Station nach Zimmernummer
Anrufer:in: Ich möchte meine Mutter erreichen, sie liegt auf Zimmer 312.
One100: Zimmer 312 gehört zur Station 3B. Ich verbinde Sie mit dem Stationsstützpunkt.
Station erkanntAnrufer:in: Danke.
One100: Gerne. Einen Moment bitte, ich verbinde.
Beispielgespräch: Ärztezentrum: Termin buchen
Eingehender Anruf
Klinik • Ärztezentrum: Termin buchen
Anrufer:in: Ich brauche einen Termin bei Doktor Berger.
One100: Gerne. Dr. Berger, Innere Medizin im Ärztezentrum. Ist es ein Ersttermin oder eine Kontrolle?
Ärztin erkanntAnrufer:in: Eine Kontrolle.
One100: Der nächste freie Termin ist Dienstag um 10:30 Uhr. Passt das?
Anrufer:in: Ja, das passt.
One100: Ihr Termin ist gebucht. Sie erhalten gleich eine SMS-Bestätigung.
Beispielgespräch: Außerhalb der Telefonzeiten
Eingehender Anruf
Klinik • Außerhalb der Telefonzeiten
Anrufer:in: Ich möchte die Endoskopie-Ambulanz erreichen.
One100: Die Endoskopie-Ambulanz ist telefonisch Montag bis Freitag von 8 bis 15 Uhr erreichbar, direkt unter der Durchwahl 240. Ich kann Sie mit dem Empfang verbinden oder einen Rückrufwunsch für die Ambulanz aufnehmen.
Außerhalb TelefonzeitAnrufer:in: Einen Rückrufwunsch, bitte.
One100: Gerne. Worum geht es, und unter welcher Nummer erreicht man Sie?
Anrufer:in: Um die Vorbereitung für meine Untersuchung. Ich bin unter dieser Nummer erreichbar.
One100: Danke. Die Ambulanz ruft Sie innerhalb der Telefonzeiten zurück.
Gebaut für die Komplexität eines Hauses
Alles hier läuft im Live-Betrieb oder ist fertig konfiguriert und kurz vor dem Go-live. Die Beispiele zeigen, was möglich ist, eingestellt wird nach den Regeln Ihres Hauses.
- Nimmt jeden Anruf an, erkennt das Anliegen und verbindet: Ambulanzen wie Innere Medizin, Chirurgie, Gynäkologie, Endoskopie, Radiologie, Nuklearmedizin, Kinderwunsch oder Fetalmedizin, dazu Labor, Physikalische Medizin, Aufnahme und Bettenplanung, Aufwachstation, Abrechnung, Kasse und Mahnwesen, Kostenübernahme und Versicherung, Privatärztezentrum und Ärztezentrum.
- Stationen nach Zimmernummer: verbindet zur richtigen Bettenstation nur, wenn Station oder Zimmernummer genannt wird, und schließt nie aus Namen oder Behandlung auf eine Station.
- Erkennt Ärzt:innen und Mitarbeiter:innen namentlich und ordnet sie der richtigen Durchwahl zu; verwendet Titel korrekt und erfindet keine.
- Je Ziel eigene Telefonzeiten: Außerhalb nennt One100 die Direktnummer und bietet den Empfang oder einen Rückruf an.
- Fallback, wenn niemand abnimmt: Besetzt oder keine Antwort führt automatisch zu einem Rückrufwunsch für genau diese Abteilung, nicht in eine Endlosschleife.
- Eigene Regel für externe Ärzt:innen im Haus, deren Praxen nicht über die Zentrale erreichbar sind.
- Abrechnung: fragt einmal, ob es um einen stationären Aufenthalt oder eine ambulante Untersuchung geht, und verbindet dann richtig.
- Warm- und Cold-Transfer per SIP, mit Wartemusik und Ansage.
- Das Ärztezentrum bekommt eigene Durchwahlen, die One100 komplett übernimmt, bewusst getrennt vom Krankenhaus.
- Direkte Terminbuchung bei den Ärzt:innen in Echtzeit im Kalendersystem, mit SMS-Bestätigung; verschieben und absagen, wo das System es erlaubt.
- Terminanfragen und Notizen für Ärzt:innen, deren Termine nicht direkt buchbar sind, zugestellt per E-Mail, Webhook oder als Aufgabe im One100 Tool.
- Auskunft zu den Ärzt:innen aus der Wissensdatenbank: Fachrichtungen, Zuständigkeiten, Verfügbarkeiten.
- Anfragen zum Krankenhaus werden an die zentrale Rufnummer verwiesen oder direkt dorthin verbunden.
- Antworten aus Website und Dokumenten: Besuchszeiten, Anfahrt, Parken, Leistungen, Vorbereitung.
- Website-Chat auf derselben Wissensdatenbank wie die Telefonie, mit Erfassung des Anliegens und Zustellung an das Team.
- Strukturierte Notizen für Rückruf, Befundanfrage und allgemeine Anfragen, zugestellt an Bereichspostfächer.
- Rund um die Uhr, mit Betriebsmodi für Tag, Nacht, Wochenende und Feiertag; Anrufregeln nach Anrufernummer.
- 60 Sprachen, regionale Dialekte, mehrere Spracherkennungs-Engines parallel.
- One100 Tool je Standort mit Live-Anrufübersicht, Auswertungen, Team-Inbox und feingranularen Rollen.
Dutzende Ziele, jedes mit eigenen Regeln
Ambulanzen, Stationen, Verwaltung und Ärztezentrum: Jedes Ziel hat seine eigenen Zeiten und seinen eigenen Fallback, und je nach Betriebsmodus verhält sich One100 anders.
Ambulanzen
- Innere Medizin
- Chirurgie
- Endoskopie
- Radiologie
Stationen
- Station 2A
- Station 3B
- Aufwachstation
Verwaltung
- Abrechnung stationär
- Abrechnung ambulant
- Aufnahme
- Kostenübernahme
Ärztezentrum
- Dr. Berger
- Dr. Hofer
- Dr. Lang
Ein Klick, anderes Verhalten
Für jeden Modus legen Sie fest, wohin ein Anliegen geht.
„Bitte die Ambulanz Innere Medizin.“
Verbunden mit der Ambulanz
„Eine Frage zu meiner Rechnung, stationär.“
Verbunden mit der Abrechnung stationär
„Ein Termin bei Dr. Berger im Ärztezentrum.“
Direkt gebucht
Übergabe an Menschen in beide Richtungen per SIP, verschlüsselt mit TLS und SRTP, ohne Netzkosten für Weiterleitungen.
Besetzt oder keine Antwort: automatisch einen Rückrufwunsch für genau diese Abteilung, nie eine Endlosschleife.
Betriebsmodi für Tag, Nacht, Wochenende und Feiertag, umschaltbar mit einem Klick.
Was Beschaffung, IKT und Datenschutz wissen wollen
Besonders für öffentliche Träger: die Antworten, die eine Ausschreibung braucht.
Keine Triage, keine medizinische Bewertung
Damit bleibt der Einsatz bewusst außerhalb der Hochrisiko-Tatbestände der KI-Verordnung. Die abschließende Einstufung trifft das Haus als Betreiber.
KI-Transparenzhinweis
Zu Gesprächsbeginn, nicht überspringbar, nach Art. 50 KI-VO.
Betrieb ausschließlich in der EU
Kein Modelltraining auf Kundendaten, Zero Retention bei Sprachsynthese und Sprachmodell.
Keine Audio-Aufzeichnung auf Weisung
Transkript und Notiz mit vereinbarten Löschfristen.
Verschlüsselter SIP-Trunk
SIP/TLS und SRTP, eigener SIP-Cluster, Allowlisting pro Anlage. Kein Zugriff auf KIS oder Terminsysteme nötig.
AVV mit TOMs
Sub-Auftragsverarbeiter-Liste, Löschkonzept und Data-Breach-Prozess liegen vor, Meldung binnen 24 Stunden.
Feste Laufzeit und pauschale Lizenz mit Minutenkontingent möglich, Bereitstellung innerhalb von acht Wochen, Übergabe mit Dokumentation, Rollen und Schulung.
Unterlagen für Ihre Ausschreibung anfordernDirekt im Kalendersystem Ihres Ärztezentrums
Termine landen dort, wo Ihr Team sie heute schon verwaltet, zum Beispiel in cituro oder samedi. Für die Vermittlung an der zentralen Rufnummer ist keine Anbindung nötig.
Kalender-Integrationen
Feste Integrationen
- cituro
- samedi
- und weitere
Termine buchen direkt im Kalendersystem des Ärztezentrums, und je nach System auch verschieben und absagen. Kein Zugriff auf das KIS nötig.
Ihr System ist nicht dabei?
One100 ist an 30+ Praxis- und Kalendersysteme angebunden. Weitere Anbindungen schauen wir uns individuell an, Ihr System ist kein Blocker.
Direkt an Ihrer Telefonanlage
Ihre Nummer bleibt dieselbe. Eine Rufumleitung genügt, mit jeder Telefonanlage und jedem Anbieter, vom Abnehmen bis zur Weiterleitung an Ihr Team. SIP ist eine Option, kein Muss.
- Anrufer:in
- Ihre Telefonanlage
- Rufumleitung oder SIP
- One100
- Kalendersystem
- SMS
Zurück an Ihr Team: ganz normal über das Telefonnetz, oder per SIP direkt an die Nebenstelle
Rufumleitung: der einfache Weg
In Minuten startklar: Ihre Nummer leitet zu One100 weiter, mit jeder Telefonanlage und jedem Anbieter. Weiterleitungen an Ihr Team laufen ganz normal über das Telefonnetz.
SIP: als Option
Wer möchte, bindet seine Anlage direkt per SIP an, mit internen Durchwahlen und Weiterleitungen ohne Netzkosten. Wir können das gut, nötig ist es nicht.
Gebaut für Volumen
Eigener, automatisch skalierender Telefonie-Cluster in der EU. Viele gleichzeitige Gespräche, kein Besetztzeichen.
Verschlüsselt
Bei SIP über TLS und Sprachdaten per SRTP, auf Wunsch pro Anlage verpflichtend. Daten in der EU.
Telefonanlagen
- STARFACE
- 3CX
- FreePBX/Asterisk
- und viele weitere Anlagen
Per Rufumleitung funktioniert One100 mit jeder Telefonanlage. Per SIP binden wir praktisch jede SIP-fähige Anlage direkt an: Ihre Anlage registriert sich bei uns oder wir uns bei Ihrer Anlage.
Mehr erfahren: SIP-TelefonanlagenKlar geregelt: Was die KI tut und was nicht
One100 ist administrative Anrufannahme und Vermittlung, keine medizinische Beurteilung.
Keine Diagnose
One100 stellt keine Diagnosen und bewertet keine Dringlichkeit.
Keine Triage
Anliegen werden ausschließlich nach dem genannten Wunsch zugeordnet.
Keine Auskunft zu Aufnahmen
One100 sagt nicht, ob jemand im Haus aufgenommen ist.
Notfälle ohne Einstufung
Weitergegeben an 112 oder an einen Menschen im Haus.
Vermittlung und Termine
Im Ärztezentrum bucht One100 direkt im Kalendersystem, etwa in cituro oder samedi, und verschiebt oder sagt ab, wo Ihr System es erlaubt. Für Ärzt:innen ohne direkte Buchung entstehen vollständige Terminanfragen. An der zentralen Rufnummer liegt der Schwerpunkt auf Vermittlung: Dort wird verbunden, nicht gebucht, außer das Haus wünscht es.
Nein. One100 ordnet Anliegen ausschließlich nach dem ausdrücklich genannten Wunsch zu, bewertet keine Dringlichkeit und gibt keine Auskunft zu Aufnahmen. Notfälle werden ohne Einstufung an 112 oder an einen Menschen weitergegeben.
One100 verbindet nur, wenn Station oder Zimmernummer genannt wird, und schließt nie aus Namen oder Behandlung auf eine Station.
Je Ziel gilt ein eigener Fallback, meist ein Rückrufwunsch an genau diese Abteilung oder die Übergabe an den Empfang. Außerhalb der Telefonzeiten nennt One100 die Direktnummer und bietet eine Notiz an.
Datenschutz, Beschaffung und Technik
Nein. Die Anbindung läuft über einen verschlüsselten SIP-Trunk; Terminsysteme werden nur angebunden, wenn das Ärztezentrum direkt buchen soll.
Betrieb ausschließlich in der EU, kein Modelltraining auf Kundendaten, KI-Transparenzhinweis zu Gesprächsbeginn, auf Weisung keine Audio-Aufzeichnung, AVV mit TOMs, Sub-Auftragsverarbeiter-Liste, Löschkonzept und Data-Breach-Prozess. Die Einstufung nach KI-VO trifft das Haus als Betreiber, One100 unterstützt mit Dokumentation.
Ja. Feste Laufzeit ohne automatische Verlängerung, pauschale Lizenz mit Minutenkontingent, Bereitstellung innerhalb von acht Wochen mit Übergabe und Dokumentation.
Per SIP-Trunk mit SIP/TLS und SRTP an Ihre Anlage oder Ihr Contact-Center, Umleitung der zentralen Rufnummer eingehend, Weiterleitung ans Team über denselben Trunk; alternativ Rufumleitung.
Bis zu 60 Sprachen, rund um die Uhr. Deutsch ist Standard. Welche Sprachen One100 in Ihrer Praxis spricht, legen wir im Onboarding gemeinsam fest; innerhalb dieser Auswahl erkennt One100 die Sprache der Anrufer:innen und wechselt automatisch.
In der EU. One100 ist made in Europe | Austria und DSGVO-konform; Gespräche, Zusammenfassungen und Aufgaben liegen auf Servern in der EU. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist Teil des Angebots.
Sehen Sie, wie One100 Ihre Zentrale entlastet
Individuelles Angebot je Haus, auf Wunsch als pauschale Lizenz mit festem Minutenkontingent.Wählen Sie einen freien Termin. Wir zeigen Ihnen Vermittlung und Terminbuchung an einem Beispiel, wie es in Ihrem Haus laufen würde.
Der Terminkalender wird von HubSpot bereitgestellt. Beim Laden werden Daten an HubSpot übertragen.